Regulamin Organizacyjny Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej

Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§ 1

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1. Regulamin – Regulamin Organizacyjny Pedagogicznej Biblioteki Wojewódzkiej im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie;
2. Biblioteka – Pedagogiczną Bibliotekę Wojewódzką im. Komisji Edukacji Narodowej w Warszawie;
3. dyrektor – dyrektora Biblioteki;
4. wicedyrektor – wicedyrektora Biblioteki;
5. główny księgowy – głównego księgowego Biblioteki;
6. kierownik – kierownika wydziału/filii lub kierownika innej komórki organizacyjnej Biblioteki;
7. pracownik – pracownika Biblioteki;
8. komórka – komórkę organizacyjną Biblioteki;
9. wydział – wydział Biblioteki;
10. filia – filię Biblioteki.

§ 2

1. Regulamin określa wewnętrzną strukturę organizacyjną Biblioteki, zakresy działania komórek oraz zadania i kompetencje pracowników.
2. Regulamin stanowi załącznik do Statutu Biblioteki.

Rozdział 2
Kierownictwo Biblioteki

§ 3

1. Biblioteką kieruje dyrektor przy pomocy wicedyrektora oraz kierowników.
2. Do zadań i kompetencji dyrektora należy w szczególności:
   1. wykonywanie funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników;
   2. kierowanie bieżącymi sprawami Biblioteki;
   3. sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracą kadry kierowniczej Biblioteki;
   4. wydawanie aktów prawa wewnętrznego.
3. Wicedyrektor i kierownicy kierują powierzonymi im sprawami i zadaniami oraz sprawują nadzór nad działalnością podporządkowanych im komórek i odpowiedzialni są są za całokształt spraw i zadań objętych zakresem ich działania.

Rozdział 3
Podstawowe zadania i obowiązki kierowników wydziałów/filii

§ 5

1. Do zadań kierownika wydziału/filii należy w szczególności:
   1. planowanie i organizowanie realizacji zadań;
   2. opracowywanie okresowych planów i sprawozdań;
   3. zapewnianie funkcjonowania kontroli zarządczej w wydziale/filii;
   4. przydzielanie zadań pracownikom, kierowanie realizacją zadań i rozstrzyganie o sposobie załatwiania spraw;
   5. sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań i spraw;
   6. sprawowanie nadzoru nad dyscypliną pracy oraz przestrzeganiem zasad bhp przez podległych mu pracowników;
   7. występowanie z wnioskami dotyczącymi pracowników w sprawach związanych z ich awansowaniem i wyróżnianiem, karaniem i zwalnianiem oraz zmianą warunków pracy i płacy;
   8. wykonywanie zadań wynikających z własnego zakresu czynności lub zleconych przez przełożonych;
   9. podpisywanie dokumentów i korespondencji wynikających z załatwianych spraw – w granicach swoich uprawnień.

§ 6

1. Przekazanie/przejęcie funkcji kierowniczych w komórkach odbywa się protokolarnie.
2. Protokół zdawczo-odbiorczy zawiera wykaz spraw niezałatwionych oraz ich akta, a także wykazy przekazywanych pieczęci i druków ścisłego zarachowania, zbiorów bibliotecznych oraz sprzętu biurowego i wyposażenia.
3. Protokół zdawczo-odbiorczy należy przekazać do sekretariatu Biblioteki, a jego kopie otrzymują zdający i przejmujący obowiązki.

Rozdział 4
Zasady organizacji Biblioteki

§ 7

1. Komórkami Biblioteki są wydziały, pracownie, zespoły, księgowość, samodzielne stanowiska oraz filie.
2. W zależności od potrzeb, mogą być tworzone zespoły zadaniowe, składające się z pracowników różnych komórek.

§ 8

Organizację Biblioteki i podległość poszczególnych komórek przedstawia graficzny schemat orga-nizacyjny, stanowiący załącznik do Regulaminu Organizacyjnego.

Rozdział 5
Struktura organizacyjna Biblioteki

§ 9

Biblioteka działa w następującej strukturze organizacyjnej:

1. Dyrektor (PBW.);
2. Wicedyrektor (PBW.I.);
3. Wydział Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów Zwartych i Specjalnych (PBW.WG.);
4. Wydział Informacyjno-Bibliograficzny (PBW.WIB.);
5. Wydział Opracowania Zbiorów Zwartych i Specjalnych (PBW.WO.);
6. Wydział Udostępniania Zbiorów (PBW.WU.);
7. Wydział Wspomagania Edukacji (PBW.WWE.);
8. Pracownia ds. Komputeryzacji i Informatyzacji (PBW.IT.);
9. Filia w Błoniu (PBW.FB.);
10. Filia w Grodzisku Mazowieckim (PBW.FGM.);
11. Filia w Nowym Dworze Mazowieckim (PBW.FNDM.);
12. Filia w Sochaczewie (PBW.FS.);
13. Filia w Żyrardowie (PBW.FŻ.);
14. Księgowość (PBW.KS.);
15. Samodzielne Stanowisko ds. Kadrowych (PBW.K.);
16.  Zespół Administracyjno-Gospodarczy (PBW.AG.).

Rozdział 6
Komórki Biblioteki i ich zadania

§ 10

1. Wydział Gromadzenia i Uzupełniania Zbiorów Zwartych i Specjalnych.
2. Pracą Wydziału kieruje kierownik.
   Do zakresu działania Wydziału należy:
   1. systematyczne monitorowanie rynku wydawniczego i potrzeb użytkowników Biblioteki;
   2. gromadzenie zbiorów bibliotecznych zgodnie z profilem Biblioteki oraz potrzebami użytkowników;
   3. prowadzenie ewidencji wpływów i ubytków materiałów bibliotecznych;
   4. selekcja zbiorów bibliotecznych;
   5. gospodarowanie dubletami i drukami zbędnymi.
3. Wydział Informacyjno-Bibliograficzny.
4. Pracą Wydziału kieruje kierownik.
   Do zakresu działania Wydziału należy:
   1. opracowanie formalne i rzeczowe artykułów z czasopism;
   2. prowadzenie i obsługa Czytelni;
   3. udzielanie informacji katalogowej, bibliograficznej i rzeczowej użytkownikom Biblioteki;
   4. prenumerata i akcesja czasopism dla wszystkich placówek Biblioteki;
   5. wykonywanie zestawień bibliograficznych;
   6. tworzenie pełnotekstowej bazy wybranych artykułów z czasopism;
   7. opracowanie materiałów informacyjnych i redagowanie strony internetowej Biblioteki.
5. Wydział Opracowania Zbiorów Zwartych i Specjalnych.
6. Pracą Wydziału kieruje kierownik.
   Do zakresu działania Wydziału należy:
   1. opracowanie formalne i rzeczowe zbiorów zwartych i specjalnych;
   2. prowadzenie i melioracja komputerowej bazy danych w module opracowania systemu PROLIB.
7. Wydział Udostępniania Zbiorów.
8. Pracą Wydziału kieruje kierownik.
   Do zakresu działania Wydziału należy:
   1. prowadzenie i obsługa Wypożyczalni;
   2. udzielanie informacji katalogowej, bibliograficznej i rzeczowej użytkownikom Biblioteki;
   3. prowadzenie ewidencji użytkowników i wypożyczeń;
   4. selekcja zbiorów we współpracy z Wydziałem Gromadzenia Zbiorów Zwartych i Specjalnych;
   5. badanie oczekiwań i satysfakcji użytkowników Biblioteki;
   6. rozliczanie opłat wnoszonych przez użytkowników;
   7. egzekwowanie zadłużeń czytelniczych;
   8. ochrona i konserwacja zbiorów;
   9. obsługa magazynów zbiorów.
9. Wydział Wspomagania Edukacji.
10. Pracą Wydziału kieruje kierownik.
    Do zakresu działania Wydziału należy:
    1. organizowanie i prowadzenie:
       • wspomagania szkół i placówek w realizacji zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych, w tym w wykorzystaniu technologii informacyjno-komunikacyjnej,
       • wspomagania bibliotek szkolnych, w tym w zakresie organizacji i zarządzania biblioteką szkolną,
       • sieci współpracy i samokształcenia;
    2. koordynacja prac związanych ze wspomaganiem szkół, placówek i bibliotek szkolnych na te-renie działania Biblioteki;
    3. organizacja i/lub prowadzenie:
       • konferencji informacyjno-metodycznych,
       • warsztatów, szkoleń i konsultacji metodycznych,
       • kursów,
       • zajęć edukacyjnych,
       • badań potrzeb edukacyjnych;
    4. organizacja imprez i wydarzeń kulturalnych, dotyczących głównie popularyzacji czytelnictwa;
    5. współpraca z poradniami psychologiczno-pedagogicznymi, placówkami doskonalenia nauczycieli oraz innymi organizacjami zajmującymi się edukacją i metodykami;
    6. administracja platformami edukacyjnymi;
    7. promocja Biblioteki, w tym na portalach społecznościowych.
11. Pracownia ds. Komputeryzacji i Informatyzacji.
12. Pracą komórki kieruje dyrektor.
    Do zakresu działania Pracowni należy:
    1. budowa i utrzymywanie infrastruktury informatycznej w Bibliotece, w tym instalacja i wdrażanie nowych programów;
    2. modernizacja i naprawy sprzętu komputerowego;
    3. utrzymywanie bibliotecznych serwisów informacyjnych w Internecie;
    4. rozwiązywanie problemów użytkowników informatycznej infrastruktury Biblioteki;
    5. prowadzenie szkoleń pracowników Biblioteki;
    6. koordynacja prac w systemie PROLIB.
13. Filie Biblioteki.
14. Pracą filii kierują kierownicy.
    Do zakresu działania filii należy:
    1. gromadzenie, uzupełnianie, opracowanie i przechowywanie zbiorów bibliotecznych;
    2. udostępnianie zbiorów;
    3. udzielanie informacji katalogowej, bibliograficznej i rzeczowej użytkownikom Biblioteki;
    4. organizowanie i prowadzenie:
       • wspomagania szkół i placówek w realizacji zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych, w tym w wykorzystaniu technologii informacyjno-komunikacyjnej,
       • wspomagania bibliotek szkolnych, w tym w zakresie organizacji i zarządzania biblioteką szkolną;
    5. organizacja i/lub prowadzenie:
       • konferencji informacyjno-metodycznych,
       • warsztatów, szkoleń i konsultacji metodycznych,
       • kursów,
       • zajęć edukacyjnych,
       • badań potrzeb edukacyjnych;
    6. organizacja imprez i wydarzeń kulturalnych, dotyczących głównie popularyzacji czytelnictwa;
    7. promocja placówki, w tym na portalach społecznościowych;
    8. prowadzenie niezbędnej dokumentacji, zgodnie z przepisami i wewnętrznymi ustaleniami;
    9. współpraca z instytucjami oświatowymi i kulturalnymi oraz władzami samorządowymi na terenie działania placówek.
15. Księgowość.
16. Pracą komórki kieruje główny księgowy.
    Do zakresu działania Księgowości należy prowadzenie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, obsługi finansowo-księgowej Biblioteki, a w szczególności:
    1. opracowywanie planów i sprawozdań finansowych;
    2. naliczanie wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń pracowników;
    3. prowadzenie kasy;
    4. prowadzenie rozliczeń finansowych.
    1. Samodzielne Stanowisko ds. Kadrowych.
    Do zakresu działania Stanowiska należy:
    1. opracowywanie projektu arkusza organizacji Biblioteki oraz projektów zmian w arkuszu;
    2. prowadzenie wszystkich spraw pracowniczych związanych ze stosunkiem pracy;
    3. prowadzenie sprawozdawczości (MEN, KO, GUS, PFRON i inne);
    4. przygotowywanie danych wynikających z obowiązku realizacji ustawy o systemie informacji oświatowej;
    5. prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli oraz doskonaleniem zawodowym pracowników.
17. Zespół Administracyjno-Gospodarczy.
18. Pracą komórki kieruje dyrektor przy pomocy kierownika gospodarczego.
    Do zakresu działania Zespołu należy:
    1. prowadzenie sekretariatu Biblioteki oraz wykonywanie czynności kancelaryjnych związanych z jego funkcjonowaniem;
    2. organizowanie i nadzorowanie prawidłowego obiegu i przechowywania dokumentów;
    3. prowadzenie Archiwum Zakładowego;
    4. obsługa interesantów z zewnątrz;
    5. prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań inwestycyjnych;
    6. planowanie bieżących potrzeb remontowych oraz nadzorowanie ich realizacji;
    7. prowadzenie spraw związanych z bazą lokalową placówek Biblioteki;
    8. przygotowywanie działań wynikających z zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz udział w pracach komisji przetargowych przy udzielaniu zamówień publicznych;
    9. organizacja bieżącej konserwacji maszyn, urządzeń i sprzętu;
    10. prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem nieruchomościami i mieniem ruchomym;
    11. sprzątanie pomieszczeń;
    12. nadzór nad stanem technicznym służbowych pojazdów oraz prowadzenie dokumentacji związanej z ich eksploatacją;
    13. obsługa służbowych środków transportu.

Rozdział 7
Załatwianie spraw w Bibliotece

§ 11

1. Sprawy w Bibliotece załatwiane są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.
2. Odpowiedzialność za terminowe, zgodne z prawem oraz zasadami współżycia społecznego załatwianie spraw ponosi kadra kierownicza Biblioteki oraz wszyscy pracownicy, zgodnie z ustalonym zakresem obowiązków.

§ 12

Pracownik zobowiązany jest w szczególności do:

1. znajomości i właściwego stosowania przepisów prawa dotyczących funkcjonowania Biblioteki oraz regulaminów i instrukcji w niej obowiązujących;
2. prawidłowego i terminowego załatwiania powierzonych mu zadań;
3. dbania o wysoką jakość świadczonych usług oraz traktowania użytkowników i współpracowników uprzejmie i życzliwie;
4. dbania o wyposażenie będące w jego dyspozycji.

§ 13

Dyrektor określa, w drodze zarządzenia, zasady oraz tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Bibliotece.

Rozdział 8
Zasady podpisywania pism w Bibliotece

§ 14

1. Do podpisu dyrektora zastrzeżone są:
   1. pisma i wystąpienia do organów administracji samorządowej i państwowej;
   2. pisma i wystąpienia do organów kontroli zewnętrznej;
   3. wewnętrzne akty normatywne;
   4. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Biblioteki;
   5. pisma związane z wykonywaniem funkcji.
2. Dyrektor może upoważnić wicedyrektora do podpisywania pism i dokumentów, o których mowa w ust. 1.

§ 15

1. Projekty zarządzeń, pism i innych dokumentów przedkładają do podpisu dyrektora lub wicedyrektora kierownicy pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie sprawy.
2. Kierownicy odpowiadają za merytoryczną poprawność i zgodność z prawem przygotowywanych materiałów, co potwierdzają podpisem na kopii tych dokumentów.
3. Każdy pracownik przygotowujący projekt pisma przedkładanego do decyzji przełożonego parafuje kopię tego pisma. Parafujący pismo przyjmuje odpowiedzialność za jego zgodność z obowiązującymi przepisami.

§ 16

1. Projekty pism i dokumentów, które mogą powodować powstanie zobowiązań finansowych, są przedkładane dyrektorowi po uzyskaniu podpisu głównego księgowego.
2. Czeki, polecenia przelewu oraz inne dokumenty obrotu pieniężnego podpisują łącznie dwie uprawnione osoby, którymi są:
   1. dyrektor lub wicedyrektor;
   2. główny księgowy lub inny pracownik Księgowości.

§ 17

1. Informacji w sprawach dotyczących całokształtu działalności Biblioteki udziela dyrektor lub upoważnieni przez niego pracownicy.
2. Wywiadów dla środków masowego przekazu mogą udzielać wyłącznie pracownicy imiennie upoważnieni przez dyrektora.

Rozdział 9
Postanowienia końcowe

§ 18

Spory kompetencyjne pomiędzy komórkami rozstrzyga dyrektor.

§ 19

Kierownicy mogą składać dyrektorowi Biblioteki uzasadnione wnioski w sprawie zmian Regulaminu.

§ 20

Pracownicy obowiązani są zapoznać się z Regulaminem Organizacyjnym.

§ 21

Regulamin wchodzi w życie z dniem 8 kwietnia 2019 r.

§ 22

Traci moc Regulamin Organizacyjny uchwalony dnia 16 września 2015 r.